Código de Conducta Code of Conduct
1. Introducción
1.1 Un requisito fundamental para el éxito a largo plazo de Energy & Strategy Group C.A. (Estragroup) es la confianza de sus accionistas, relaciones comerciales y el mercado en general. Para mantener esta confianza, Estragroup debe garantizar que sus actividades se lleven a cabo de manera ética. Este Código de Conducta (el "Código"), establecido por la junta directiva de Estragroup, describe los principios éticos generales en los negocios de Estragroup y el comportamiento que Estragroup espera de sus colaboradores. Lo establecido para los colaboradores en este documento también se aplicará a aquellos consultores de Estragroup que tengan un rol y título definidos en el organigrama de Estragroup.
1.2 En este Código, una referencia a "Estragroup" incluye, según corresponda, una referencia a las subsidiarias de Estragroup de vez en cuando. Esta política describe los principios éticos generales que Estragroup considera un comportamiento responsable, pero no cubre todas las situaciones específicas posibles en las que los colaboradores de Estragroup puedan encontrarse. Cada colaborador siempre debe tener la ambición de demostrar buen juicio, honestidad, diligencia y respeto en su trabajo para Estragroup.
1.3 Todos los colaboradores y directores de Estragroup tienen la responsabilidad individual de conocer y seguir los principios y directrices éticas de este Código. Si un colaborador no está seguro de cómo se deben interpretar estas directrices, o si existe incertidumbre con respecto al cumplimiento de una circunstancia específica con las directrices, esto siempre debe discutirse con los superiores inmediatos.
1.4 Cada persona cubierta por esta política tiene la responsabilidad individual de informar cualquier conflicto de intereses, incumplimiento o violación de la política. La denuncia debe hacerse a los superiores inmediatos, o si las circunstancias lo requieren, al director general o al presidente de la junta.
1.5 Las violaciones de esta política pueden resultar en medidas disciplinarias. Estragroup no aceptará ninguna discriminación o represalia contra los colaboradores que denuncien de buena fe las sospechas de infracciones.
2. Cumplimiento de las Leyes
Estragroup está firmemente comprometido con la conducción de sus negocios con honestidad e integridad y en total cumplimiento con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables a los negocios de Estragroup en Venezuela. Todos los colaboradores de Estragroup deben cumplir en todo momento con las leyes, normas y reglamentos aplicables, incluidas las leyes de información privilegiada y las cargas impuestas por las autoridades pertinentes en el desempeño de sus funciones para Estragroup. Todos los colaboradores deben evitar cualquier situación que pueda percibirse como impropia, poco ética o que indique una actitud casual hacia el cumplimiento de dichas leyes, normas y reglamentos. Los colaboradores no deben contribuir a ninguna violación que puedan cometer otras partes en las relaciones comerciales de Estragroup u otras partes interesadas.
3. Medio Ambiente
Estragroup se esfuerza por ser una organización responsable al brindar servicios ambientales y sostenibles a largo plazo. El trabajo ambiental de Estragroup será preventivo y se esforzará por mejorar continuamente los productos y procesos para minimizar los efectos negativos sobre el medio ambiente de acuerdo con la política de Salud, Seguridad y Medio Ambiente de Estragroup, incluidas sus subsidiarias y las leyes, regulaciones y prácticas locales de las jurisdicciones donde se realizan negocios.
4. Comportamiento Personal
4.1 Se espera que todos los colaboradores de Estragroup se comporten de manera correcta, cortés y respetuosa con todas las partes en las relaciones comerciales, colegas y otros. Esto también incluye prestar atención y respetar otras culturas y costumbres tanto como sea posible dentro del marco de las leyes y regulaciones aplicables.
4.2 Estragroup no acepta ninguna forma de acoso, discriminación u otro comportamiento que pueda percibirse como amenazante, degradante o insultante.
5. Condiciones de Empleo y Derechos Humanos
5.1 Todos los colaboradores de Estragroup, independientemente de su género, origen social o étnico, religión, edad, capacidad funcional, orientación sexual, nacionalidad, opinión política o pertenencia sindical, tendrán los mismos derechos, obligaciones y oportunidades con respecto al empleo y las condiciones de trabajo, capacitación y desarrollo.
5.2 Estragroup deberá cumplir con la legislación local de salud y seguridad ocupacional y otros requisitos relacionados con el entorno laboral que se apliquen a su negocio. El objetivo es mantener un ambiente de trabajo saludable.
6. Anticorrupción
Estragroup se compromete a llevar a cabo todos sus negocios de manera honesta y ética. Estragroup se compromete a cumplir con la ley en la conducción de sus negocios y sus interacciones con otros. Por lo tanto, Estragroup ha adoptado una política anticorrupción que se aplica en todo el grupo Estragroup.
7. Alcohol y Drogas
Estragroup es un lugar de trabajo libre de drogas. Esto significa que los colaboradores no deben estar bajo la influencia del alcohol u otras drogas cuando participen en el trabajo para Estragroup.
8. Política
Estragroup es neutral en asuntos de partidos políticos y candidatos. Ni el nombre de la empresa ni los activos de Estragroup deben usarse para promover partidos políticos o candidatos.
9. Conflicto de Intereses
9.1 Ningún colaborador de Estragroup puede tener intereses personales, directos o indirectos, financieros o de otro tipo, en otro negocio o empresa, o participar en actividades que puedan resultar en un conflicto de intereses o crear dudas sobre la lealtad del colaborador a Estragroup.
9.2 Un "conflicto de intereses" ocurre cuando el interés privado de un individuo interfiere de alguna manera, o incluso parece interferir, con los intereses de Estragroup en su conjunto. Una situación de conflicto puede surgir cuando un colaborador, funcionario o director toma medidas o tiene intereses que pueden dificultar el desempeño objetivo y efectivo de su trabajo. Los conflictos de intereses también surgen cuando un colaborador, funcionario o director, o un miembro de su familia, recibe beneficios personales inapropiados como resultado de su posición dentro de Estragroup.
9.3 A los colaboradores les está prohibido (a) aprovechar para sí mismos las oportunidades personales que se descubren mediante el uso de la propiedad, la información o la posición de Estragroup; (b) usar la propiedad, la información o la posición de Estragroup para beneficio personal; (c) competir con Estragroup. Los colaboradores tienen el deber con Estragroup de promover sus intereses legítimos cuando surge la oportunidad de hacerlo.
9.4 Antes de que los colaboradores inviertan, realicen tareas o cooperen con una empresa que realiza negocios con Estragroup o compite con Estragroup, los colaboradores deben consultar con su superior inmediato.
9.5 Cualquier conflicto de intereses que ocurra debe informarse directamente al CEO o CFO, o al Presidente del Comité de Auditoría de Estragroup en el caso de la gerencia.
10. Integridad
Estragroup tiene tolerancia cero contra la mala conducta ética y la corrupción y los principios básicos de Estragroup son:
(a) cumplir siempre con las leyes, normas y reglamentos aplicables de cada país y evitar cualquier comportamiento que se considere poco ético. Tal comportamiento puede implicar, pero no se limita a: fraude, mal uso de los activos de la empresa y corrupción en todas sus formas, incluida la extorsión, el soborno y el lavado de dinero;
(b) nunca recibir, aceptar una promesa, pedir, dar, prometer u ofrecer un soborno u otra ventaja indebida y/o inapropiada de ningún tipo, independientemente de la forma, método o propósito;
(c) garantizar que el negocio se caracterice por una buena visión empresarial, un alto grado de integridad y ética en el que cada colaborador es responsable de actuar de tal manera que no se pueda cuestionar la confianza; y
(d) tratar siempre de manera honesta, justa y ética con todos los titulares de valores, clientes, proveedores, competidores y colaboradores de Estragroup y, en todos esos tratos, actuar de conformidad con las leyes, normas y reglamentos y no tomar ninguna medida que pueda poner en tela de juicio la integridad de Estragroup o cualquiera de sus colaboradores.
11. Protección y Uso Adecuado de los Activos Corporativos
11.1 Todos los colaboradores deben esforzarse por proteger los activos de Estragroup y garantizar su uso eficiente. El robo, el descuido y el desperdicio tienen un impacto directo y negativo en la imagen y la rentabilidad de Estragroup. Todos los activos de Estragroup solo deben usarse para fines comerciales legítimos.
11.2 La obligación de los colaboradores de proteger los activos de Estragroup incluye su información de propiedad exclusiva. La información de propiedad incluye propiedad intelectual como información comercial, de marketing y de desarrollo corporativo, planes, información técnica y de ingeniería, bases de datos, registros, información salarial y cualquier dato e informe financiero o técnico no publicado. El uso o distribución no autorizados de esta información violaría este Código. También podría ser ilegal y dar lugar a sanciones civiles o incluso penales.
12. Informes y Registros Financieros
12.1 Estragroup mantiene un alto nivel de precisión e integridad en sus registros financieros. Estos registros sirven como base para administrar nuestro negocio y son cruciales para cumplir con las obligaciones con los colaboradores, clientes, inversores y otros, así como para cumplir con los requisitos reglamentarios, fiscales, de informes financieros y otros requisitos legales. Los colaboradores, funcionarios y directores que realicen entradas en los registros comerciales o que emitan informes reglamentarios o financieros tienen la responsabilidad de presentar de manera justa toda la información de manera veraz, precisa y oportuna. Ningún colaborador, funcionario o director ejercerá influencia, coaccionará, engañará o de alguna manera manipulará o intentará manipular a los auditores independientes de Estragroup.
12.2 Estragroup mantiene todos los registros de acuerdo con las leyes y regulaciones sobre la retención de registros comerciales. El término "registros comerciales" abarca una amplia gama de archivos, informes, planes comerciales, recibos, políticas y comunicaciones, incluidas copias impresas, electrónicas, grabaciones de audio, microficha y archivos de microfilm, ya sea que se mantengan en el trabajo o en el hogar. Estragroup prohíbe la destrucción no autorizada o la manipulación de cualquier registro, ya sea escrito o en forma electrónica, cuando Estragroup esté obligado por ley o regulación gubernamental a mantener dichos registros o cuando tenga motivos para saber de una investigación o litigio gubernamental amenazado o pendiente relacionado con dichos registros.
13. Información Confidencial
13.1 Toda la información confidencial relacionada con Estragroup o sus clientes no puede divulgarse a ninguna parte fuera de la empresa sin la autorización necesaria, a menos que la ley lo exija.
13.2 Toda la información que se crea dentro de Estragroup, por ejemplo, información sobre investigación y desarrollo, producción, gastos, costos, precios, beneficios, clientes, mercados y planes y estrategias comerciales, pertenecerá a Estragroup y no podrá divulgarse a ninguna parte fuera de Estragroup sin la autorización necesaria, a menos que la ley lo exija.
14. Socios Comerciales
Estragroup se esforzará por seleccionar socios comerciales que operen de manera consistente dentro de este Código de Conducta y cumplan con los requisitos y expectativas relevantes.
15. Uso de este Código y Denuncia
15.1 Es responsabilidad de todos los colaboradores comprender y cumplir con este Código. La junta directiva es en última instancia responsable, actuando a través del Comité de Auditoría, de este Código y de supervisar el cumplimiento de este Código.
15.2 Si observa o tiene conocimiento de una violación real o potencial de este Código o de cualquier ley o regulación, ya sea cometida por colaboradores de Estragroup o por otros asociados con Estragroup, es su responsabilidad informar las circunstancias como se describe en este documento y cooperar con cualquier investigación de Estragroup. Este Código está diseñado para proporcionar una atmósfera de comunicación abierta para los problemas de cumplimiento y para garantizar que los colaboradores que actúen de buena fe tengan los medios para denunciar infracciones reales o potenciales.
15.3 Proceso de denuncia: Para obtener ayuda con asuntos de cumplimiento y para informar infracciones de cumplimiento reales o potenciales, los colaboradores deben comunicarse con el Presidente del Comité de Auditoría de Estragroup al siguiente correo electrónico con una copia al CEO o CFO:
Correo electrónico: denuncias@estragroup.com
15.4 Después de recibir cualquier queja presentada en virtud del presente, el Comité de Auditoría investigará cada asunto denunciado e informará a la junta directiva, que tomará las medidas disciplinarias correctivas, si corresponde, hasta e incluyendo la terminación del empleo.
15.5 No habrá represalias contra los colaboradores, funcionarios y directores por denunciar de buena fe inquietudes o violaciones de cumplimiento. El Presidente del Comité de Auditoría procurará retener confidencialmente cualquier queja recibida en virtud del presente durante un período de siete años.
Adoptado en la reunión de la junta celebrada el 11 de mayo de 2024.
- Introduction
1.1 An important prerequisite for Energy & Strategy Group C.A. (Estragroup)'s long-term success is the trust of its shareholders, business relations and the market in general. To maintain this trust, Estragroup must ensure that its activities are conducted in an ethical manner. This Code of Conduct (the "Code") established by Estragroup's board of directors describes the general ethical principles in Estragroup's business and the behavior Estragroup expects of its collaborators. What is provided for collaborators in this document shall also apply to those of Estragroup's consultants having a defined role and title in Estragroup's organizational chart.
1.2 In this Code, a reference to "Estragroup" includes, as applicable, a reference to Estragroup's subsidiaries from time to time. This policy describes the general ethical principles that Estragroup considers to be responsible behavior, but does not cover every possible specific situation that Estragroup's collaborators may find themselves in. Every collaborator should always have the ambition to demonstrate sound judgment, honesty, diligence and respect in their work for Estragroup.
1.3 All collaborators and directors of Estragroup have an individual responsibility to know and follow the ethical principles and guidelines in this Code. If a collaborator is unsure of how these guidelines should be interpreted, or if there is uncertainty regarding a specific circumstance's compliance with the guidelines, this should always be discussed with immediate superiors.
1.4 Each person covered by this policy has an individual responsibility to report any conflict of interest, breach or violation of the policy. Reporting should be made to immediate superiors, or if circumstances require then to the managing director or to the Chairman of the board.
1.5 Violations of this policy may result in disciplinary action. Estragroup will not accept any discrimination or retaliation against collaborators who in good faith report suspected violations.
- Compliance with laws
Estragroup is strongly committed to conducting its business affairs with honesty and integrity and in full compliance with all laws, rules and regulations applicable to Estragroup's business in Venezuela. All collaborators of Estragroup must at all times comply with applicable laws, rules and regulations, including insider trading laws and burdens imposed by the relevant authorities in the performance of their duties for Estragroup. All collaborators should avoid any situation that could be perceived as improper, unethical or indicate a casual attitude towards compliance with such laws, rules and regulations. Collaborators must not contribute to any violations that might be committed by other parties in Estragroup's business relationships or other stakeholders.
- Environmental
Estragroup strives to be a responsible organization by providing environmental and long-term sustainable services. Estragroup's environmental work shall be preventive and strive to continuously improve products and processes to minimize negative effects on the environment in accordance with the Health, Safety and Environmental policy of Estragroup, including any of its subsidiaries and local laws, regulations and practices of the jurisdictions where business is conducted.
- Personal behavior
4.1 All collaborators of Estragroup are expected to behave correctly, politely and respectfully towards all parties in business relationships, colleagues and others. This also includes paying attention to and respecting other cultures and customs as much as possible within the framework of applicable laws and regulations.
4.2 Estragroup does not accept any form of harassment, discrimination or other behavior that could be perceived as threatening, demeaning or insulting.
- Employment conditions and human rights
5.1 All collaborators of Estragroup shall, regardless of gender, social or ethnic origin, religion, age, functional ability, sexual orientation, nationality, political opinion or trade union membership have equal rights, obligations and opportunities regarding employment and working conditions, training and development.
5.2 Estragroup shall comply with local occupational health and safety legislation and other work environment related requirements applying to its business. The objective is to maintain a healthy work environment.
- Anti-corruption
Estragroup is committed to conducting all of its business in an honest and ethical manner. Estragroup is committed to abiding by the law in the conduct of its business and its interactions with others. Estragroup has therefore adopted an Anti-corruption policy which applies within the entire Estragroup group.
- Alcohol and drugs
Estragroup is a drug-free workplace. This means that collaborators must not be under the influence of alcohol or other drugs when engaged in work for Estragroup.
- Politics
Estragroup is neutral in matters of political parties and candidates. Neither the company name nor Estragroup's assets should be used to promote political parties or candidates.
- Conflict of interests
9.1 No collaborators of Estragroup may have personal interests - direct or indirect financial or other - in another business or company, or otherwise be engaged in activities that could result in a conflict of interest or create doubt about or may be perceived as creating doubts about the collaborator's loyalty to Estragroup.
9.2 A "conflict of interest" occurs when an individual's private interest interferes in any way – or even appears to interfere – with the interests of Estragroup as a whole. A conflict situation can arise when a collaborator, officer or director takes actions or has interests that may make it difficult to perform his or her work objectively and effectively. Conflicts of interest also arise when a collaborator, officer or director, or a member of his or her family, receives improper personal benefits as a result of his or her position within Estragroup.
9.3 Collaborators are prohibited from (a) taking for themselves personal opportunities that are discovered through the use of Estragroup property, information or position; (b) using Estragroup property, information or position for personal gain; (c) competing with Estragroup. Collaborators owe a duty to Estragroup to advance its legitimate interests when the opportunity to do so arises.
9.4 Before collaborators invest, undertake assignments, or otherwise enter into cooperation with a company that conducts business with or competes with Estragroup, collaborators must consult with their immediate superior.
9.5 Any conflict of interest that occurs should be reported directly to the CEO or CFO, or the Chairman of Estragroup's Audit Committee in the case of management.
- Integrity
Estragroup has a zero tolerance against ethical misconduct and corruption and Estragroup's basic principles are:
(a) to always comply with country specific applicable laws, rules and regulations and avoid any behavior that is seen as unethical. Such behavior can involve, but is not limited to: fraud, misuse of company assets and corruption in all its forms, including extortion, bribery and money laundering;
(b) to never receive, accept a promise, ask for, give, promise or offer a bribe or other improper and/or undue advantage of any kind, irrespective of the form, method or purpose;
(c) to ensure that the business is characterized by good business acumen, a high degree of integrity and ethics in which each collaborator is responsible for acting in such a way that confidence cannot be questioned; and
(d) to always deal honestly, fairly and ethically with all of Estragroup's security holders, customers, suppliers, competitors and collaborators and to, in all such dealings, act in compliance with laws, rules and regulations and to not take any action that would bring into question the integrity of Estragroup or any of its collaborators.
- Protection and proper use of corporate assets
11.1 All collaborators should endeavor to protect Estragroup's assets and ensure their efficient use. Theft, carelessness and waste have a direct, negative impact on Estragroup's image and profitability. All of Estragroup's assets should only be used for legitimate business purposes.
11.2 The obligation of the collaborators to protect Estragroup's assets includes its proprietary information. Proprietary information includes intellectual property such as business, marketing and corporate development information, plans, engineering and all technical information, databases, records, salary information and any unpublished financial or technical data and reports. Unauthorized use or distribution of this information would violate this Code. It could also be illegal and result in civil or even criminal penalties.
- Financial reporting and records
12.1 Estragroup maintains a high standard of accuracy and completeness in its financial records. These records serve as a basis for managing our business and are crucial for meeting obligations to collaborators, customers, investors and others, as well as for compliance with regulatory, tax, financial reporting and other legal requirements. Collaborators, officers and directors who make entries into business records or who issue regulatory or financial reports have a responsibility to fairly present all information in a truthful, accurate and timely manner. No collaborator, officer or director shall exert any influence over, coerce, mislead or in any way manipulate or attempt to manipulate the independent auditors of Estragroup.
12.2 Estragroup maintains all records in accordance with laws and regulations regarding retention of business records. The term "business records" covers a broad range of files, reports, business plans, receipts, policies and communications, including hard copy, electronic, audio recording, microfiche and microfilm files whether maintained at work or at home. Estragroup prohibits the unauthorized destruction of or tampering with any records, whether written or in electronic form, where Estragroup is required by law or government regulation to maintain such records or where it has reason to know of a threatened or pending government investigation or litigation relating to such records.
- Confidential information
13.1 All confidential information regarding Estragroup or its clients may not be disclosed to any party outside the company without necessary authorization, unless this should be required by law.
13.2 All information that is created within Estragroup, for example information regarding research and development, production, expenses, costs, prices, profits, customers, markets and business plans and strategies, shall belong to Estragroup and may not be disclosed to any party outside of Estragroup without necessary authorization, unless this should be required by law.
- Business partners
Estragroup shall strive to select business partners that operate consistently within this Code of Conduct and meet relevant requirements and expectations.
- Using this Code and reporting
15.1 It is the responsibility of all collaborators to understand and comply with this Code. The board of directors is ultimately responsible, acting through the Audit Committee, for this Code and monitoring compliance with this Code.
15.2 If you observe or become aware of an actual or potential violation of this Code or of any law or regulation, whether committed by Estragroup collaborators or by others associated with Estragroup, it is your responsibility to report the circumstances as outlined herein and to cooperate with any investigation by Estragroup. This Code is designed to provide an atmosphere of open communication for compliance issues and to ensure that collaborators acting in good faith have the means to report actual or potential violations.
15.3 Whistleblower process: For assistance with compliance matters and to report actual or potential compliance infractions, collaborators should contact Estragroup's Audit Committee Chairman to the following email with a copy to the CEO or CFO:
Email: denuncias@estragroup.com
15.4 Following the receipt of any complaints submitted hereunder, the Audit Committee will investigate each matter so reported and report to the board of directors which will take corrective disciplinary action, if appropriate, up to and including termination of employment.
15.5 There will be no reprisals against collaborators, officers and directors for good faith reporting of compliance concerns or violations. The Audit Committee Chairman will procure to confidentially retain any complaints received hereunder for a period of seven years.
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Adopted at the board meeting held on May 11th, 2024.